1、了解会议要旨。在发布“禁会令”后，各级单位已经精简了很多没有必要的会议，所以目前能开的会议都是比较重要，需要一语而中的的会议。所以在准备材料之前，一定要了解此会议到底要解决什么问题。这是目的，材料要围绕目的来写。
2、理清会议通知要求。在开会之前我们都会接到关于会议的通知，通知中会有关于会议需要准备内容的条款。所以务必看清楚通知要求的内容。
3、有的放矢。针对会议要求制定发言提纲，内容要言之有物，不可都是空话套话。特别是关于量化指标，必须把时间，地点，具体量化值都写清楚明白，不可以囫囵吞枣，言之无物。
4、口语化。发言稿最终是给领导发言时用的，最后是要用语言表达出来的，如果过于文学程式化，那么会让发言所言无味，所以必须避免用生僻词汇，简洁的口语化发言稿才是成功的。口语化的发言稿也便于受众理解。
5、例会的材料。例会，一般有周例会，月例会。例会材料有很大相似性，只是工作进展上略有不同，所以准备例会材料可以选用模版，然后把当前的第一手数据更新到模版上就可以了。这也是准备会议材料的一个小技巧。
