1、以人立卷，所有员工从进入本公司之日起，即为其建立员工档案。管理层人员的档案做好一人一档。
2、档案应该根据员工实际情况设立、保管，并且及时更新员工的资料。
3、员工档案的案卷要装订成册，案卷首页为目录，目录记载档案内材料的主要内容、形成时间、排列顺序等。
4、档案的存放地点和存放器具应当满足防潮、防霉、防蛀、防失密等档案安全要求。
5、公司人力资源部以外的工作人员，借阅员工档案要经过批准，并办理借阅手续。
6、员工离开公司后，作业层员工档案继续保留一年，管理层员工档案继续保留两年，有特殊情况的继续保留更长时间。
7、失去保存价值的员工档案，经批要定时准予以销毁。
